Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat,selanjutnya surat itu diadakan
pengolahan sebagai berikut :
A. Penerimaan
Tugas
penerima :
- Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
- Meneliti ketepatan alamat pengirim
- Menggolongkan surat sesuai isi atau jenisnya
- Menandatangani bukti penerimaan sebagai tanda bahwa surat telah diterima
B.
Penyortiran
Tujuannya memisahkan surat dengan
kepentingannya :
- Mengetahui volume atau banyaknya surat yang masuk
- Menentukan prioritas penanganannya
- Mempermudah pengawasan
Setiap surat harus
dipisahkan sesuai dengan bagian
masing-masing,yaitu sebagai berikut :
Memisahkan :
surat untuk pimpinan,sekretaris, dan karyawan
surat yang memerlukan penganan khusus seperti
surat tercatat/terdaftar, surat kilat, surta rahasia, surat pribadi, dll..
Menggolongka
surat dinas, kedalam surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat
dinas rahasia
Membaca dan meneliti isi surat agar dapat
memberi saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.
Mencatatnya dalam buku penerimaan sendiri, agar
diterima oleh orang yang bersangkutan
C.
Pembukaan
sampul
Apabila ila
surat yang datang tidak rahasia, boleh dibuka oleh bagian yang berwenang dengan
cara membuka amplop, membaca, meneliti
isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap isi surat tersebut dengan
menggaris bawahi atau menandai kalimat yang dianggap penting.
Apabila surat
pribadi/rahasia tidak boleh dibuka langsung tetapi harus disampaikan secara
tertutup kepada yang bersangkutan.
1.
Membuka sampul
§ Membuka
sampul surat bisa menggunakan dua alat, yaitu :
Hand opener mail => pembukaan sampul surat
secara manual. Biasanya menggunakan gunting, cutter, penggaris, dll.
Automatic opener mail => pembukaan sampul
surat secara elektrik menggunakan mesin pembuka sampul surat
§ Amplop
surat sebaiknya disimpan satu hari saja agar mendapat informasi apabila
menghadapi keadaan :
- Surat yang diterima tidak mencantumkan alamat pengirim
- Apabila surat tidak mencantumkan tanggal, maka tanggal terima dianggab sebagai tanggal surat
- Jika tanggal surat berbeda jauh dengan cap pos, sebaiknya di stepler dengan suratnya dan selidiki apakan kesalahan ada di pos atau pengirim
- Surat yang ditandatangani tidak ada nama jelas dapat dicari pada amplop
- Surat tertentu,cap tanggal pos mungkin dapat dipakai sebagai alat bukti yang resmi.
D. Pemberian tanggal dan Pemeriksaan lampiran.
Dengan menggunakan stempel agenda (time stamp), ditempatkan di halaman
pertama pada bagian yang kosong.
-
Pemekriksaan
lampiran :
Periksa
kop surat, apakah sama dengan yang diamplop
Periksa
alamat ,apakah sama dengan yang diamplop
Periksa
nomor, apakah sama dengan yang diamplop
Lampiran,
lihat dibelakang apakah apa atau tidak lampirannya
E.
Membaca,memberi
garis bawah,dan membuat catatan penting atau memberi tanda.
Bertujuan untuk mempermudah membaca
isi surat dan membantu pimpinan dalam membaca isi surat.
F.
Pengagendaan
surat
Langkah mencatat surat kedalam buku agenda.
Macam-macam buku agenda :
1.
Buku
Agenda Tunggal
Adalah buku agenda yang mencatat surat masuk dalam satu buku sekaligus.
Contoh format buku agenda kembar :
NO.URUT
|
Tanggal
|
M/K
|
Surat
|
Dari/Kepada
|
Isi
Ringkasan
|
Ket.
|
|
Nomor
|
Tanggal
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
Buku
Agenda Berpasangan
Adalah buku agenda yang mencatat surat masuk dalam satu buku. Halaman
sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kanan untuk
mencatat surat keluar.
No. berikut
|
Pengirim
|
Tanggal
|
Nomor
|
Keterangan isi
|
Tanggal
|
Alamat
|
Keterangan
Isi
|
Bertalian dengan No.
|
Ket.
|
|
Berikut
|
Terdahulu
|
|||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.
Buku
Agenda Kembar
I.
Buku agenda Masuk adalah satu buku agenda untuk
mencatat surat masuk
No
|
Tanggal
|
Pengirim
|
Surat
|
Isi
Ringkasan
|
Bertalian dengan
|
Ket.
|
||
Nomor
|
Tanggal
|
Agenda
|
Verbal
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II.
Buku agenda keluar /buku verbal adalah satu buku
agenda untuk mencatat surat keluar
Nomor
Berikut
|
Verbal Nomor
|
Tanggal Surat
|
Tanggal kirim
|
Dikirim Kepada
|
Verbal Pokok
Surat
|
Ket.
|
|
Nama instansi
|
Alamat
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
G. Pengarahan surat masuk
Penggunakan lembar disposisi. Lembar
disposisi adalah lembar yang disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan
disposisi pemimpin. Disposisi adalah catatan berupa saran atau tanggapan atau intruksi setelah surat tersebut
dibaca oleh pemimpin.
Disposisi dibagi menjadi 2 :
1. Disposisi
langsung yaitu, pemberian saran,tanggapan di
tulis langsung di surat.
2. Disposisi
tidak langsung yaitu pemberian
saran, tanggapan di tulis di lembar
disposisi yang disediakan atau
disatukan dengan surat
Contoh lembar disposisi tidak langsung:
Rahasia
|
|
Penting
|
|
Rutin
|
|
||
No. Agenda:
|
Tanggal penyelesaian:
|
||||||
Tanggal:
|
|||||||
Perihal:
|
|||||||
Tanggal:
|
|||||||
Asal:
|
|||||||
Instuksi/informasi:
|
Diteruskan kepada:
|
||||||
Catatan:
|
|||||||
H. Penggandaan Surat Masuk (Duplicating)
Dilakukan untuk
surat yang sifatnya penting, sangat segera, dan harus ditangani sekaligus oleh
beberapa pejabat dimana surat aslinya satu lembar. Yang berguna sebagai
cadangan bila dokumen asli hilang. Penggandaan surat biasanya penggunakan mesin
fotocopy, mesin tik, mesin stensil, printer, dan lain-lain.
I.
Pendistribusian
atau penyampaian surat
Dilakukan oleh petugas pengarah atau petugas ekspedisi :
1. Surat
yang terdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern
2. Menyampaikan
surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan. Buku
ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima
3. Petugas
pengarah atau petugas ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda dalam
buku pengarah.
Catatan buku ekspedisi intern
Nomor
Urut
|
Tanggal
Surat
|
Nomor
Surat
|
Dikirim
Kepada
|
Nama
Pengirim
|
Paraf
dan Tanggal Diterima
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat
dilakukan oleh sekretaris atau petugas pengarsipan dengan menggunakan sistem
tertentu agar pada saat diperlukan akan cepat ditemukan kembali. Surat yang
penyimpanannya masih ditangani sekretaris/petugas kearsipan merupakan arsip
dinamis. Arsip dinamis adalah sebuah
surat atau dokoumen yang sewaktu-waktu masih diperlukan untuk bahan
pertimbangan.
Langkah-langkah yang di gunakan dalam
penyimpanan arsip dinamis adalah sebagai berikut :
1. Meneliti
dulu pada lembar disposisi apakah surat tersebut boleh disimpan
2. Mengindeks/memberi
kode pada surat tersebut
3. Menyortir/memisah-misahkan
surat sesuai dengan bagian dan tujuan surat
4. Menata
arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang digunakan.