Kamis, 24 Januari 2013

LANGKAH-LANGKAH PENGURUSAN SURAT MASUK DENGAN SISTEM BUKU AGENDA



Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat,selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :
A.     Penerimaan
Tugas penerima :
  • *       Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
  • *       Meneliti ketepatan alamat pengirim
  • *       Menggolongkan surat sesuai isi atau jenisnya
  • *       Menandatangani bukti penerimaan sebagai  tanda bahwa surat telah diterima


B.      Penyortiran
Tujuannya memisahkan surat dengan kepentingannya :
  • *      Mengetahui volume atau banyaknya surat yang masuk
  • *        Menentukan prioritas penanganannya
  • *       Mempermudah pengawasan

                Setiap surat harus dipisahkan  sesuai dengan bagian masing-masing,yaitu sebagai berikut :
*       Memisahkan  :
*       surat untuk pimpinan,sekretaris, dan karyawan
*       surat yang memerlukan penganan khusus seperti surat tercatat/terdaftar, surat kilat, surta rahasia, surat pribadi, dll..
*       Menggolongka  surat dinas, kedalam surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia
*       Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.
*       Mencatatnya dalam buku penerimaan sendiri, agar diterima oleh orang yang bersangkutan
C.      Pembukaan sampul
Apabila ila surat yang datang tidak rahasia, boleh dibuka oleh bagian yang berwenang dengan cara  membuka amplop, membaca, meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap isi surat tersebut dengan menggaris bawahi atau menandai kalimat yang dianggap penting.

Apabila surat pribadi/rahasia tidak boleh dibuka langsung tetapi harus disampaikan secara tertutup kepada yang bersangkutan.
1.      Membuka  sampul
§  Membuka sampul surat bisa menggunakan dua alat, yaitu :
*       Hand opener mail => pembukaan sampul surat secara manual. Biasanya menggunakan gunting, cutter, penggaris, dll.
*       Automatic opener mail => pembukaan sampul surat secara elektrik menggunakan mesin pembuka sampul surat
§  Amplop surat sebaiknya disimpan satu hari saja agar mendapat informasi apabila menghadapi keadaan :
  • *       Surat yang diterima tidak mencantumkan alamat pengirim
  • *       Apabila surat tidak mencantumkan tanggal, maka tanggal terima dianggab sebagai tanggal surat
  • *       Jika tanggal surat berbeda jauh dengan cap pos, sebaiknya di stepler dengan suratnya dan selidiki apakan kesalahan ada di pos atau pengirim
  • *       Surat yang ditandatangani tidak ada nama jelas dapat dicari pada amplop
  • *       Surat tertentu,cap tanggal pos mungkin dapat dipakai sebagai alat bukti yang resmi.


D.     Pemberian tanggal dan Pemeriksaan  lampiran.
Dengan menggunakan stempel agenda (time stamp), ditempatkan di halaman pertama pada bagian yang kosong.
-          Pemekriksaan lampiran :
*       Periksa kop surat, apakah sama dengan yang diamplop
*       Periksa alamat ,apakah sama dengan yang diamplop
*       Periksa nomor, apakah sama dengan yang diamplop
*       Lampiran, lihat dibelakang apakah apa atau tidak lampirannya
E.      Membaca,memberi garis bawah,dan membuat catatan penting atau memberi tanda.
Bertujuan untuk mempermudah membaca isi surat dan membantu pimpinan dalam membaca isi surat.
F.       Pengagendaan surat
Langkah mencatat surat kedalam buku agenda. Macam-macam buku agenda :
1.       Buku Agenda Tunggal 
Adalah buku agenda yang mencatat surat masuk dalam satu buku sekaligus.
Contoh format buku agenda kembar :
NO.URUT
Tanggal
M/K
Surat
Dari/Kepada
Isi
Ringkasan
Ket.
Nomor
Tanggal

















2.       Buku Agenda Berpasangan
Adalah buku agenda yang mencatat surat masuk dalam satu buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kanan untuk mencatat surat keluar.
No. berikut
Pengirim
Tanggal
Nomor
Keterangan isi
Tanggal
Alamat
Keterangan
Isi
Bertalian dengan No.
Ket.
Berikut
Terdahulu


































3.       Buku Agenda Kembar
                                                        I.            Buku agenda Masuk adalah satu buku agenda untuk mencatat surat masuk
No
Tanggal
Pengirim
Surat
Isi
Ringkasan
Bertalian dengan
Ket.
Nomor
Tanggal
Agenda
Verbal





















                                                      II.            Buku agenda keluar /buku verbal adalah satu buku agenda untuk mencatat surat keluar
Nomor
Berikut
Verbal Nomor
Tanggal Surat
Tanggal kirim
Dikirim Kepada
Verbal Pokok
Surat
Ket.
Nama instansi
Alamat


























G.     Pengarahan surat masuk
Penggunakan lembar disposisi. Lembar disposisi adalah lembar yang disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan disposisi pemimpin. Disposisi adalah catatan berupa saran atau tanggapan atau intruksi setelah surat tersebut dibaca oleh pemimpin.
Disposisi dibagi menjadi 2 :
1.       Disposisi langsung yaitu, pemberian saran,tanggapan di tulis langsung di surat.
2.       Disposisi tidak langsung yaitu pemberian  saran, tanggapan di tulis di lembar disposisi yang disediakan atau disatukan dengan surat
Contoh lembar disposisi  tidak langsung:
Rahasia

Penting

Rutin

No. Agenda:
Tanggal penyelesaian:
Tanggal:
Perihal:
Tanggal:
Asal:
Instuksi/informasi:
Diteruskan kepada:
Catatan:

H.     Penggandaan Surat Masuk (Duplicating)
Dilakukan untuk surat yang sifatnya penting, sangat segera, dan harus ditangani sekaligus oleh beberapa pejabat dimana surat aslinya satu lembar. Yang berguna sebagai cadangan bila dokumen asli hilang. Penggandaan surat biasanya penggunakan mesin fotocopy, mesin tik, mesin stensil, printer, dan lain-lain.
I.        Pendistribusian atau penyampaian surat
Dilakukan oleh petugas pengarah atau petugas ekspedisi :
1.       Surat yang terdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi intern
2.       Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan. Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima
3.       Petugas pengarah atau petugas ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda dalam buku pengarah.
Catatan buku ekspedisi intern
Nomor Urut
Tanggal Surat
Nomor Surat
Dikirim Kepada
Nama Pengirim
Paraf dan Tanggal Diterima



















  1. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat dilakukan oleh sekretaris atau petugas pengarsipan dengan menggunakan sistem tertentu agar pada saat diperlukan akan cepat ditemukan kembali. Surat yang penyimpanannya masih ditangani sekretaris/petugas kearsipan merupakan arsip dinamis. Arsip dinamis adalah sebuah surat atau dokoumen yang sewaktu-waktu masih diperlukan untuk bahan pertimbangan.
Langkah-langkah yang di gunakan dalam penyimpanan arsip dinamis adalah sebagai berikut :
1.       Meneliti dulu pada lembar disposisi apakah surat tersebut boleh disimpan
2.       Mengindeks/memberi kode pada surat tersebut
3.       Menyortir/memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian dan tujuan surat
4.       Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang digunakan.

0 komentar:

Poskan Komentar

setelah baca jangan lupa tinggalkan komentar !! )

Susan Indrianie. Diberdayakan oleh Blogger.

Translate

Share It

KALENDER

Template by:

Free Blog Templates